Menggunakan MS Access (DATABASE)
Ø Membuat Database
Ketika anda membuka Access untuk pertama kali akan secara otomatis membuat database baru. Anda harus memberi nama database terlebih dahulu. Untuk membuat data base baru diikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Ketika membuka assess secara otomatis akan membuatdatabasebaru, tetapi jika anda ditengah perjalanan database klik tab menu file
2. Pilih blank batabase kemudian beri nama databasenya
3. Setelah selesai klik tombol create database
4. Database baru telah terbentuk
Ø Membuka dan menutup database
Setelah membuat database, anda bisa membukanya kembali. Untuk membuka database ikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Klik tab menu file pilih open
2. Di kotak dialog open database pilih database yang akan dibuka
3. Dan kotak tombol open
Untuk menutup database bisa menggunakan cara sebagai berikut :
1. Gunakan database yang sudah dibuat
2. Klik tab menu file kemudian klik close database
Ø Mengenal tabel, query, form, dan report
Database access terdiri dari tabel, query, form, dan report. Rangkaian inilah yang akan membuat database secara utuh. Tabel mempunyai fungsi untuk menampung sekolompok data awal.
Ø Membuat tabel
Pembuatan database diawali dengan pembuatan tabel. Tabel ini terdiri dari field-field yang nantinya akan diisi dengan data. Tabel didalam acces bisa dibuat sesuai dengan kebutuhan anda. Ada beberapa metode yang bisa dipakai dalam membuat tabel database.
1. Membuat tabel dengan mode datasheet view
a. Klik tab menu create
b. Pilih tabel di kelompok tables
c. Akan muncul dengan field yang bisa diisi langsung dengan data
d. Atur tipe data yang akan diisi dengan klik panah disebelah kanan field
e. Pilih jenis datanya, misalnya text
f. Isi data
g. Dan untuk mengisi data berikutnya gunakan tombol tab atau enter pada keyboard
h. Untuk membuat field 2 anda bisa tekan tombol enter dan atur tipe data dengan number
i. Isi field dengan data numerik yaitu jumlah penjualan
j. Isi field 3 dengan harga
k. Beri nama field dengan klik dua kali pada masing-masing field
l. Simpan tabel anda dengan klik tabmenu file+save
m. Di kotak dialog beri nama tabel penjualan
n. Klik ok
2. Membuat tabel dengan mode design view
Disini anda akan diminta untuk merancang tabel terlebih dahulu baru bisa mengisi data.
a. Klik tab menu create di kelompok tables pilih table design
b. Rancang tabel dengan mengisi fieldname dan sesuai tipe datanya
c. Setelah selesai simpan tabel dengan ctrl+s
d. Beri nama tabel dengan tabel jual
e. Klik oke dan akan muncul peringatan untuk memberi kunci index atau tidak
f. Klik yes supaya tidak ada yang kembar
g. Untuk melihat hasil desain tabel klik view
h. Isi data ke dalam tabel tersebut
Ø Mengelola data di dalam tabel
1. Klik pada sel data yang ingin diedit
2. Perbaiki data dan klik di sembarang tempat atau tekan tombol enter untuk mengakhirinya.
Ø Menambah dan menghapus data
Untuk menambah data bisa dilakukan dengan cara :
1. Klik kanan pada bagian kiri record
2. Kemudian klik new record
Sedangkan untuk menghapus data bisa dilakukan dengan cara :
1. Klik kanan pada bagian kiri record
2. Kemudian klik delete record
Ø Menyortir dan menyaring data
1. Klik pada panah dibagian kanan tiap field
2. Pilih sort smallest to largest untuk mengurutkan data dan dari nilai terkecil sampai terbesar
3. Untuk menyortir data hilang tanda centang didepan data
Ø Menggunakan query
Setelah membuat tabel anda bisa melanjutkan ke pembuatan query. Query adalah tempat di mana proses pengelolaan data dilakukan. Hampir sama dengan excel, di tempat ini bisa diisi dengan rumus atau formula.
· Membuat query dengan query wizard
1. Gunakan database sebelumnya
2. Klik tab menu create di kelompok queries pilih query wizard
3. Di kotak dialog new query pilih salah satu jenis query, misalnya simple query wizard
4. Pilih tabel : tabel penjualan kemudian klik ok
5. Muncul dialog yang lain dan klik tanda dua panah sehingga semua field akan bergeser ke kanan
6. Kemudian klik next
7. Klik next lagi
8. Beri nama query dengan query penjualan dan klik finish
9. Klik tab menu home pilih views untuk melihat hasil query
· Membuat query dengan query design
1. Klik tab menu create di kelompok queries pilih query design
2. Dikatalok dialog show table pilih table jual dan klik add
3. Klik close untuk menutup katalok dialog show table
4. Simpan dengan nama query jual
· Membuat formula dalam query
Query adalah tempat untukmengolah data. Misalnya menggunakan query yang sudah dibuat sebelumnya, anda ingin menambahkan kolom data baru berisi toatal harag yaitu perkalian antara jumlah dan harga.
1. Letakkan kursor di sebelah kanan harga
2. Beri nama tombol harga
3. Untuk memasukkan rumus atau formula kli tombol builder
4. Pada kontak dialog expression builder tuliskan total haraga : [jumlah] + [harga]
5. Pada saat mengisi [jumlah] dan [harga] anda bisa klik ganda pada tulisan yang ada pada expression categories
6. Kemudian klik ok
7. Simpan query
8. Jika disimpan tidak ada peringatan maka rumus sudah benar
9. Untuk melihat perkalian di dalam query klik pada view
Ø Menggunakan form
Penggunaan form atau formulir akan membuat tampilan database anda menjadi lebih professional dan mudah digunakan.
· Membuat form dengan cepat :
1. Gunakan database sebelumnya
2. Klik tab create kelompok forms pilih form
3. Form atau formulir sudah jadi
· Membuat form dengan form wizard
1. Guanakan database sebelumnya
2. Klik tab menu create di kelompok froms pilih form wizard
3. Di katalok dialog tekan dua panah untuk memindahkan field ke sebelah kanan
4. Kemudian klik next dan next lagi
5. Beri nama query
6. Kemudian klik finish
· Membuat form dengan form design
1. Gunakan database sebelumnya
2. Klik tab menu create di kelompok forms pilih form design
3. Maka akan tampak hasilnya
4. Klik tab menu form design tools-design di kelompok tools pilih add existing field untuk menampilkan daftar field
5. Geser field kearah form
6. Kemudian untuk membuat judul form, klik label
7. Tuliskan pada form
8. Untuk melihat hasil pembbuatan form, klik views
9. Simpan dengan nama form penjualan
